Robotic Process Automation

Prozessautomatisierung

Robotic Process Automation (RPA)

Prozesse automatisieren? KAnn ich!

„Welchen Prozess würden Sie automatisieren, wenn es eine Softwarelösung geben würde, mit der jeder beliebige, standardisierte Prozess mit wenig Aufwand automatisierbar wäre?“ Was zunächst wie ein unrealistischer Traum klingt, kann durch „Robotic Process Automation“  (RPA, deutsch: Robotergesteuerte Prozessautomatisierung) zumindest teilweise Wirklichkeit werden.

Für RPA eignen sich insbesondere Prozesse mit hohem Standardisierungsgrad und hohem Arbeitsvolumen. Um RPA anhand realer Prozesse auf Praxistauglichkeit testen zu können, konnte der Kundenservice der Stadtwerke Karlsruhe als engagierter Projektpartner gewonnen werden. Mitte 2020 wurde daher mit Unterstützung des RPA-Dienstleisters Lehmann Pioneers Digital Group (LPDG) ein zweitätiger Workshop zur Evaluierung und Auswahl zweier geeigneter Testprozesse im Kundenservice durchgeführt. Aus der Liste möglicher Prozesskandidaten fiel die Wahl letztendlich auf die Prozesse „Versand von Rechnungsduplikaten“ sowie „Umzugsprozess bei Wohnungen“, die anschließend zunächst in einer Testumgebung implementiert wurden.

Wie funktioniert eine RPA-Software?

Bildlich kann man sie sich wie einen virtuellen Mitarbeiter vollstellen, der auf beliebigen Software-Oberflächen (bspw. SAP IS-U) die einzelnen Arbeitsschritte (Mausklick, Texteingabe, …) eines definierten Prozesses ausführt. Mithilfe von Wenn-Dann-Prüfungen können Eingaben plausibilisiert werden sowie fallabhängige Teilprozesse abgebildet werden. Aktuell dient eine vom Sachbearbeiter befüllte Excel-Tabelle als Datengrundlage bei den Pilotprozessen.

Strukturierte Eingangsdaten

Informationsextraktion

Folgeprozesse anstoßen

Anfang Oktober konnte das Pilotprojekt erfolgreich abgeschlossen werden: Die Testprozesse liefen problemlos in der Testumgebung, die beiden Softwarelösungen wurden evaluiert und das Gesamtfazit war schnell klar: Lasst uns damit live gehen! Das Pilotprojekt hatte die Potenziale der Digitalisierung eindrücklich aufgezeigt, um durch Automatisierung Prozesskosten zu senken und gleichzeitig die Servicequalität im Kundenservice weiter zu erhöhen. Mitarbeiter werden von monotonen Aufgaben entlastet und können sich hierdurch auf nicht-automatisierbare Prozessschritte fokussieren. Zum Jahresende 2020 konnte „Robert“, unser erster virtueller Mitarbeiter, endlich den ersten Prozess (Rechnungsduplikate) im Produktiv-System selbstständig ausführen!

marcel

Projektname

Robotic Process Automation

Startzeitpunkt

März 2020

Verantwortlicher

Michael Studer

Position

Innovationsmanager